A organização online da Banda

Myspace, Orkut, Trama, Pure Volume, deOuvidos… com tantos cadastros, tantas senhas, tantos usuário e e-mails, como organizar tudo isso para que todos os membros tenham acesso fácil e saibam onde a banda está presente?

Pra resolver isso montamos uma solução bem fácil, gratuita e produtiva para sua banda alcançar este patamar. Vamos lá:

Passo 1 - Nova conta no Google Docs

A ferramenta que usaremos é o Google Docs, uma espécie de “Office Online” gratuito, com recursos mais modestos que a suite da Microsoft e nem por isso deixa a desejar. Para o nosso objetivo será mais que suficiente.

Para criar a conta, basta acessar o http://docs.google.com e entrar com seu mesmo usuário e senha do Orkut (ou Gmail) - conhecido como Conta do Google. Após isso, você vai parar em uma tela parecida com esta:

Passo 2 - Criação da Planilha & Compartilhamento

Você precisará criar a planilha online e depois compartilhá-la com os demais membros da banda. Como já existem tutoriais e as funcionalidade são bem fáceis, passaremos mais rapidamente por esta parte deixando os links pra você:

Tutorial rápido sobre como criar e compartilhar a planilha:

http://www.colaborativo.org/blog/2007/08/06/colaboracao-online-com-o-google-docs/

Passo 3 - Colunas & Atualização de Informações:

Veja primeiro o nosso modelo (você pode copiá-lo à vontade):

http://spreadsheets.google.com/ccc?key=pRerZLzq6P9HpYePil0bnCA

A nossa sugestão inicial é:

- Coluna 1 (Célula A1): Nome do Site
Ex: Myspace, Orkut, Trama Virtual, etc

- Coluna 2 (Célula A2): Link da Banda
Ex: www.myspace.com/nomedaminhabanda

- Coluna 3 (Célula A3): E-mail de Cadastro - e-mail usado para criar a conta

- Coluna 4 (Célula A4): Usuário/Login

- Coluna 5 (Célula A5): Senha

Outras dicas valiosas para Organização da Planilha:

• - Procure usar sempre a mesma conta de e-mail para cadastrar a banda em todos os serviços. De preferência um e-mail que todos da banda saibam a senha e tenham acesso.
• - Quando o usuário/login de um site de cadastro não é o próprio e-mail, procure padronizar também. Ex: a banda se chama joão. Então padronizem como bandajoão o nome do usuário para todos os sites que o usuário/login não é o próprio e-mail.
• - Criando pelo menos duas senhas padrão, uma com mais de oito caractéres e outra com menos de 8 (por causa de regras específicas de cada site de cadastro) vocês podem preencher a planilha como fizemos no nosso modelo, usando por exemplo o código [ senha padrão +8 ]. É só cada membro decorar as duas senhas e consequentemente vocês ficarão menos expostos assim.
• - Vocês podem criar colunas (campos) acessórias como “Membro Responsável” - para informar quem é responsável por atualizar aquele site e também “Data da Última Atualização”. Assim fica melhor ainda para controlar os cadastros!
• - Use a barra de classificação e ordene a sua planilha por qualquer uma das colunas. É ultil por exemplo para quando você criar o campo “Data da Última Atualização” e ordená-lo,  saberá assim dos sites que estão precisando de uma manutenção. Para saber mais, leia este tutorial de classificação.
• - As planilhas e os demais documentos que o Google Docs permite criar, além de gratuitos, possuem recurso de edição colaborativa, isto é, várias pessoas podem editar cada documento simultaneamente. É muito prático para reuniões via Internet.

Espero que seja tão útil pra vocês quanto é pra mim e melhor, você pode usar até para sua organização pessoal!

Um grande abraço e até a próxima!

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“Um homem pode morrer, uma nação pode cair, mas uma idéia viverá para sempre.”
- John F. Kennedy

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Caio Mac Cord - Sobre o autor

Tags: google docs, Organização, padronização, planilha